В первую очередь нужно понять, какие задачи вы хотите решить с помощью базы знаний: оперативно сообщать об изменениях внутри организации, сэкономить ресурсы на обучении новых сотрудников или просто наладить обмен информацией? Когда вы определитесь с целью, вы сможете решить, какую информацию необходимо включить в вашу базу знаний.

Стратегия управления знаниями — это особый план, который поможет вашей организации управлять информацией эффективно. Продумайте, как часто будет обновляться база знаний и кто будет за это ответственным; можно предусмотреть возможность дополнения базы знаний сотрудниками в режиме реального времени и поощрять их за работу с инструментом — это значительно повысит вовлеченность. А самые продвинутые компании, где база знаний уже стала привычным инструментом, не так давно начали применять технологии на основе искусственного интеллекта для оптимизации стратегии управления знаниями.

Для того чтобы составить грамотный план внедрения базы знаний, необходимо выстроить процесс управления изменениями: собрать команду, назначить ответственное лицо (в случае небольших компаний, это может быть один из сотрудников IT-поддержки, а в больших компаниях на эту задачу зачастую необходим отдельный менеджер), четко поставить цель и задачи, подготовить персонал к появлению новых инструментов и выстроить долгосрочную «дорожную карту» проекта.

Платформа, на которой будет находиться ваша база знаний, должна отвечать нескольким критериям: простота в использовании, удобная поисковая система, возможность использования большим количеством сотрудников и предоставления обратной связи. Существует несколько вариантов удобного программного обеспечения — остается решить, какой подойдет именно вашей компании.